Etiķete arī e-pasta lietošanai?

E-pastu sūtīšana mums nu ir ikdiena – sūtām tos gan darba vajadzībām, gan privāti. Kādreiz, kad nozīmīgākais sazināšanās līdzeklis bija ar roku rakstītas vēstules, tika ievērota stingra etiķete un nosacījumi, kā un ko rakstīt. Arī internets un e-pasts, lai gan visai jaunas parādības, tomēr pieprasa zināmu etiķeti, kas jāievēro.
E-pasti ir mūsu ikdiena – tie tiek ātri izlasīti un uz tiem tiek tikpat ātri atbildēts.Bet ir reizes, kad, saņemot e-pastu, cilvēks nevar pat īsti sakoncentrēties uz tekstu, jo, piemēram, nav salikti komati, un tādā veidā īsti nevar izprast rakstītā jēgu. Vai arī viss teksts rakstīts ar CAPS LOCK un rodas sajūta, ka rakstītājs kliedz. Gan komati, gan lielie burti ir saistīti ar elementāru pareizrakstību, bet ir vēl pāris nianses, kuras noteikti vajadzētu ievērot, lai saņēmējam tavs e-pasts būtu patīkami lasāms.

E-pasta temats
Vienmēr, uzsākot saraksti, norādi sarakstes tematu – skaidru un saprotamu. Piemēram, ja runa ir par pirmdienas sapulci, tad vietā, kur jānorāda e-pasta temats tā arī raksti – pirmdienas sapulce. Tā saņēmējam būs vieglāk novērtēt e-pasta svarīgumu un vēlāk, ja nepieciešams, e-pasts būs vieglāk atrodams starp citiem e-pastiem.

Lieto e-pastu, kad tas ir nepieciešams
Reizēm e-pasts nebūt nav tas ātrākais un ērtākais saziņas līdzeklis. Ja zini, ka tavam kolēģim nav iespējas pārbaudīt e-pastu, jo viņš ir ceļā no punkta A uz punktu B, labāk uzraksti īsziņu vai vienkārši piezvani. Vai arī, ja tev ir pieejami vajadzīgā cilvēka Skype kontakti, tad saruna ar šo programmu palīdzību būs daudz ātrāka un ērtāka nekā e-pasts. Tāpat, ja vēlies kaut ko pateikt kolēģim, kurš sēž pāris kabinetus tālāk, iespējams, efektīvāka komunikācija veidosies, ja tu vienkārši aiziesi līdz savam kolēģim un pateiksi visu, kas sakāms.

Virkne jautājumu
Ja saņem e-pastu ar virkni jautājumiem, visērtāk un pārskatāmāk gan tev, gan e-pasta saņēmējam būs, ja atbildēsi zem katra jautājuma. Tā tu neaizmirsīsi nevienu jautājumu un e-pasta adresāts sapratīs arī īsu atbildi, piemēram, jā!

Raksti īsi
E-pastus raksti īsi, bez liekvārdības, it sevišķi ja tie ir ar darbu saistīti e-pasti, jo tādus ir vieglāk uztvert.

E-pasta vārdi
Kad veido savu e-pasta kontu, centies, lai tavs e-pasta vārds pēc iespējas vairāk atbilstu tavam īstajam vārdam. Nav labs tonis potenciālajam darba devējam, kolēģim vai sadarbības partnerim sūtīt e-pastu no [email protected]….lv vai [email protected]…lv un tml. – tas atstās nenopietnu iespaidu. Šāda veida mīļvārdiņus vari atstāt savām privātajām sarakstēm.

Vairāki e-pasti
Ir pilnīgi normāli, ja cilvēkam ir vismaz divi e-pasti – darba un privātais. Attiecīgi arī lieto šos e-pastus, darba – darba vajadzībām, privāto – privātajām. Arī, ja meklē jaunu darbu, sūti e-pastu no sava privātā e-pasta, nevis tagadējai darba vietai piesaistītā.

NĒ ķēdes vēstulēm, jokiem un smaidīgajām sejiņām
Ar savu privāto e-pastu vari rīkoties kā vēlies, bet tomēr, ja runa ir par oficiālu e-pastu, tad neizsūti ķēdes vēstules (pat, ja pielikumā ir mīļa vai padomu pilna Powerpoint prezentācija) visiem saviem kolēģiem vai ar darbu saistītajiem cilvēkiem. Tāpat, vajadzētu izvairīties no nevajadzīgiem jokiem, smaidīgajām vai bēdīgajām sejiņām un nevajadzīgiem saīsinājumiem, piemēram, interneta pasaulē populārais LOL (lots of laugh – angļu val.), tas viss par tevi rada nenopietnu iespaidu.

Pareizrakstība
Protams, neviens komatus nelabos vai garumzīmes neliks, bet tomēr centies rakstīt saskaņā ar pareizrakstības likumiem. Saliec komatus, centies rakstīt vārdus pareizajā locījumā, lieto garumzīmes un mīkstinājuma zīmes. Pieaugušiem cilvēkiem nevajadzētu rakstīt shodien ja var uzrakstīt šodien un tml. It kā jau sīkums, bet daudzus cilvēkus šādas kļūdas var diezgan pamatīgi kaitināt. Ja baidies, ka saņēmējam tava e-pasta vēstule varētu tikt attēlota nekorekti, drošības pēc vari e-pasta vēstulei pievienot savu sūtījumu Word dokumentā, pareizā valodā, ar vajadzīgajām garumzīmēm un mīkstinājuma zīmēm.

E-pasta gala vārdi
E-pastu beidz ar skaidriem vārdiem, frāzēm, kas norāda, ka saruna ir beigusies – paldies par sadarbību, ar cieņu, visu labu vēlot un tml. Neaizmirsti parakstīties. Tas nekas, ka e-pasta sākumā, iespējams, esi ar sev iepazīstinājusi. Ja tas tev šķiet pārāk apgrūtinoši, tad e-pasta uzstādījumos vari uzlikt automātisko parakstu (ar savu vārdu, uzvārdu, amatu, tālruņa un faksa numuriem), kas tiks nosūtīts katrā tevis sūtītajā e-pastā.